内容証明とは[意味/説明/解説] - 郵便事業株式会社が郵便物の内容を証明する制度｜東京債務整理サーチ

内容証明(ないようしょうめい)

内容証明とは、郵便配達を行っている郵便事業株式会社が、郵便物の内容を証明する制度のことを言います。
具体的には、郵便物の差出人ならびに宛先、郵便を発送した日、文書の内容になる。内容証明だけでは郵便物が確実に届いたか確認できないほか、手渡しによって確実に相手方に渡る必要があるので、一般書留で出すことが必須条件であり、通常は配達したことを証明する配達証明を併用して発送することがほとんどです。
発送する際のオプションとしては他にも、速達や引受時刻証明、特別争奪、本人限定受取、代金引換、配達日指定が利用できます。
内容証明を出す場合、書式などに決まりがあり、文字数は、縦書きの場合1行につき20字以内で1枚で26行以内。
横書きの場合には２種類のパターンがあり、1行13字以内で1枚で40行以内のものか、1行26字以内で1枚で20行以内のもので、いずれも文字数は520文字以内となります。
用紙の大きさは特に決まりはありませんが、現在はビジネス文書はA4サイズが主流となっているため、A4で作成されることが多いようです。
また、パソコンでも直筆でもどちらでもかませいません。
文書を作成しましたら、別途文書の完全な写しである謄本を2通作成し、郵便窓口へは原本である内容文書1通と、謄本を2通、合わせて3通を提出します。
原本は相手方に送付され、1通は郵便事業で5年間保管、残りの1通は戻され自分の控えとして保管する形になります。